dirigir reuniones efectivas

¿Sabias que las reuniones son uno de los grandes ladrones del tiempo?

Es muy probable que estés de acuerdo conmigo en este punto, pero si tienes algunas reservas al respecto, déjame mostrarte un informe que corrobora lo que te estoy diciendo.

Con la finalidad de buscar estrategias para dirigir reuniones efectivas en las empresas, la compañía WorkMeter realizó un estudio sobre la gestión del tiempo en el trabajo.

Del tiempo total que pasamos en reuniones:

  • 61% corresponden a reuniones programadas
  • 39% corresponden a reuniones imprevistas

Otras informaciones suministradas por la empresa Atlassian que me llamaron mucho la atención, fueron los siguientes:

  • El 91% se distrae en la reunión
  • El 45% se siente agobiado por el numero de reuniones que debe atender
  • El 73% hacen otras cosas durante la reunión 
  • El 47% se queja de que las reuniones son una perdida de tiempo

Si te interesa analizar el estudio completo sobre la gestión del tiempo en el trabajo, aqui te dejo el enlace: Informe Gestión del Tiempo en el Trabajo


Ante este panorama, está claro que muchas de estas reuniones tienden a ser poco efectivas, en virtud de que son aburridos, incómodos y estresantes. Por tales motivos debemos buscar estrategias para dirigir reuniones eficaces.

Es probable que te estés preguntando ¿Cómo hacer reuniones efectiva?, ¿Cómo organizar una reunión de trabajo? o ¿Cómo dirigir una reunión efectiva?

Te confieso que un tiempo atrás estaba un poco ofuscado ante estas interrogantes, en razón de que me asignaban la tarea de organizar algunas reuniones propias de mi trabajo y estos no resultaban nada eficientes; por tales motivos me propuse buscar estrategias que me permitieran generar reuniones eficientes.

Encontrar e implementar esas técnicas arrojaron resultados muy positivos, logrando que las reuniones fueran efectivas, útiles, agradables y hasta animadas.

Por tales motivos, quería compartir contigo estas técnicas de reuniones de trabajo prácticos.


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Antes de entrar en materia, me gustaría darte una definición corta y sencilla de las reuniones efectivas.

Concepto reuniones efectivas

Es lo que se refiere a la interacción y compromiso de las personas hacia una meta determinada. La consecución de esos objetivos es posible, si se plantean soluciones a posibles problemáticas que está enfrentando una empresa, mejorar la productividad, coordinar y gestionar proyectos, etc.

Características reuniones de trabajo efectivas

  • Es una herramienta para planificar proyectos
  • Trazar estrategias.
  • Promover la participación de los empleados.
  • Evaluar el desempeño del personal de la empresa.
  • Solucionar problemáticas que está afectando la productividad de la empresa.

Para tratar de hacer el contenido lo más dinámico posible, a continuación te presentaré un vídeo que a modo de síntesis abarca lo que te voy a presentar en modo texto, relativo a dirigir reuniones efectivas de trabajo, pero mi recomendación sería que visualices el vídeo y leas el contenido.

Paso 1. Dirigir reuniones efectivas: Propósito

En primer lugar, decidir el propósito y la meta para su reunión. Una vez que sepa lo que está tratando de lograr, usted puede decidir sobre la estructura de la reunión contestando estas preguntas:

  • ¿Será una discusión fluida?
  • ¿Los participantes tendrán un tiempo para hablar?
  • Esta es una reunión de brainstorming (lluvia de ideas) para generar ideas, un encuentro basado en la acción para identificar los próximos pasos y responsabilidades o una reunión basada en tareas para llevar una tarea particular?
  • La reunión responde a una cuestión de tiempo que debe ser abordada de inmediato o es orientada al futuro?

El propósito de la reunión también impulsará la atención. La asistencias puede hacer o romper su reunión: invitar a muchas personas podría innecesariamente complicarse, pero invitar a muy pocos (o las personas equivocadas) puede obstaculizar el progreso.

Paso 2. Reglas de reuniones efectivas

Para tener un mejor manejo en las reuniones, es recomendable establecer algunas normas antes de dar inicio a la misma. Te voy a mostrar algunas que puedes utilizar:

  • Obedecer la agenda y el tiempo pautado por cada tema.
  • Poner en silencio los celulares
  • Los temas que no se relacionan con la agenda, anotarlo para tratarlo en una próxima reunión.
  • Pedir la palabra cuando quieran intervenir en la reunión.
  • Los aportes o las intervenciones por parte de los participantes sean sobre el tema a tratar de la reunión. 

Adoptar este tipo de medidas te permitirá organizar y dirigir reuniones efectivas. 

Paso 3. Establecer la agenda y comunicar con antelación

Una de las características de las reuniones de trabajo efectivas es trazar los temas a tratar en una agenda; por lo que me permitiré presentarte las siguientes recomendaciones que te permita dirigir una buena gestión de reuniones de trabajo eficaces.

* Crear una agenda para la reunión con temas a tratar y las personas responsables.

* Mostrar que respetas el tiempo de todos los implicados y establece limites para la discusión, con un concreto tiempo de inicio y terminación de la reunión. 

* Asesorar a los asistentes de la fecha y hora de la reunión. Comunicar el propósito de la reunión, objetivos y orden del día a todos los participantes antes de su reunión para que se puedan preparar. Solicitar que los participantes confirmen su asistencia. Enviar un recordatorio de la reunión el día antes de la reunión a confirmar.

Estos son algunas de las buenas practicas para realizar o dirigir reuniones efectivas en una empresa.

La reunión óptima

Comiencen a tiempo y apéguese a lo que está descrito en su agenda. Comience repitiendo el objetivo de la reunión.

Si surgen problemas debe ser discutido durante la reunión, solicite el acuerdo de petición de los participantes para continuar la reunión.

Establecer claramente que sólo las personas involucradas en ese proyecto en particular o problemas deben quedarse. Si surgen problemas no urgentes, se indicará un encuentro para tratar ese asunto en otro momento. 

Designar una persona para ser el facilitador de la reunión. También puede asignar a una persona que lleve el tiempo que durará el facilitador, con la finalidad de que le sea recordado en caso de que exceda su limite de tiempo. Esta estrategia es muy eficaz, ya que te permitirá obtener reuniones de trabajo más eficaces, administrando el tiempo de la reunión.

Para obtener la máxima participación, debe hacer la reunión de un “lugar seguro” para que las personas puedan expresar sus opiniones sin ningún tipo de prejuicios.

Permitir a cada persona la oportunidad de hablar, pero no dejes que una persona vaya hacerse cargo de la reunión. Obtener diferentes perspectivas mediante preguntas abiertas.

Cuando aparezcan las controversias, buscar puntos de acuerdo.

Antes de concluir la reunión, desarrollar un plan de acción y paso a seguir. Establecer plazos para las tareas de identificar y asignar responsabilidades de esas tareas a determinados grupos o individuos.

Paso 5. Acciones posteriores a la reunión

Incluso si usted no toma acta de la reunión, asegúrese de que las principales metas, decisiones, plazos y responsabilidades determinadas durante la reunión son comunicadas después para hacer un seguimiento y programar futuras reuniones de trabajo más eficaces, incluso para aquellos que no pudieron asistir. Seguimiento individual con aquellos que tienen pasos de acción para completar.

Recuerda

 Recomendaciones para dirigir reuniones efectivas:

* Determinar el propósito y los objetivos de la reunión.

* Establecer las reglas o normas que deben cumplirse durante la reunión 

* Cerrar la reunión con un breve resumen de lo que se trató en la misma.

* Elaborar la agenda y comunicar a las personas que van a participar en un tiempo prudente. 

* Establecer las acciones y los pasos a seguir de las tareas asignadas a cada uno de los participantes y el plazo para su cumplimiento.

* Programar la próxima agenda para evaluar la efectividad de las tareas asignadas a cada uno de los participantes. 

Espero que puedas aplicar estas recomendaciones y que te permitan dirigir reuniones efectivas. Dame tu opinión en la sección de comentarios y comparte el contenido en las redes sociales.

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